Création contrat de service
1. Accéder au menu des contrats de service
Naviguez dans le menu
gauche de Servex.
Cliquez sur Contrats.
2. Créer un nouveau contrat
1. Dans la liste des
contrats, cliquez sur l'icône "Nouveau contrat de service".
2. Choisissez entre un
contrat par numéro de série ou par client, puis sélectionnez
Standard.
3. Remplir les informations du contrat
Description :
Champ obligatoire.
Inscrivez une brève description du contrat.
Client :
Sélectionnez le
client à qui le contrat est vendu. Double-cliquez pour accéder à la liste
des clients ou entrez directement le numéro du client.
Facturé à :
Sélectionnez un
autre client si le paiement est effectué par une tierce partie.
Vendeur :
Double-cliquez pour
accéder à la liste des vendeurs Acomba.
Projet :
Associez le contrat
à un projet en double-cliquant dans la case pour accéder à la liste des
projets.
Groupe :
Entrez le groupe de
produits pour la facturation. Si laissé vide, le groupe par défaut de la
configuration Servex sera utilisé.
No Dossier / No
Référence :
Champs facultatifs pour des informations comme un numéro de bon de
commande.
Terme :
Choisissez les
termes de paiement. Double-cliquez pour accéder à la liste des termes
d'Acomba.
Options
supplémentaires :
Contrat de location
:
Utilisez cette option pour des contrats de location mensuelle.
Facturation
individuelle :
Si coché, ce contrat ne sera pas inclus dans les
factures groupées.
4. Gérer les références
Ajoutez les numéros
de série associés au contrat. Utilisez le bouton Ajouter pour
sélectionner des équipements ou entrez manuellement le numéro de série.
Supprimez un
équipement en le sélectionnant et en cliquant sur Enlever.
5. Configurer les prix
Option 1 :
Ajoutez un prix
individuel par équipement dans la colonne "Prix".
Option 2 :
Ajoutez un montant
global pour le contrat dans la case correspondante. Vous pouvez aussi
ajouter des frais supplémentaires comme des frais d'administration.
6. Définir les dates
Facturation :
Spécifiez la date de
début ou de fin de période. Ajustez la fréquence (jours, semaines, mois,
années).
Augmentation :
Configurez les
augmentations de prix prévues. Activez l'option Augmentation
automatique pour que le système applique les ajustements.
Dates de début et de
fin :
Indiquez les dates de validité du contrat. Une date de fin éloignée est
recommandée (ex. : 01/01/2070) pour éviter des erreurs de facturation.
7. Ajouter les services inclus
Sélectionnez
les éléments couverts sans frais dans l'onglet Service inclus.
Configurez les délais de réponse et les frais de livraison pour les
fournitures.
8. Configurer l'impression des factures
Choisissez la méthode
d'envoi des factures : papier, fax ou email.
Sélectionnez le
format de facture et cochez "Imprimer une copie pour
l'administration" si nécessaire.
9. Configurer les versements périodiques (optionnel)
Utilisez
l'onglet "Versement périodique" pour des ententes spéciales avec vos
clients.
Utilisez
l'onglet Commentaires pour des communications internes ou des notes pour
le client. Cochez "Imprimer le commentaire lors de la facturation" si
vous souhaitez inclure ces notes sur la facture.
11. Configurer les champs personnalisés
12. Gérer les produits
Ajoutez
des produits associés au contrat pour les appels de service futurs. Vous pouvez
ajuster les quantités et les prix selon les besoins.
13. Configurer les rappels de service
Ajoutez
des entretiens préventifs associés au contrat via l'onglet Rappels de
service. Utilisez les boutons Ajouter et Enlever pour gérer
les rappels.
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