Création d'un contrat de service "Bloc d'heures"

1. Accéder au menu des contrats de service

Naviguez dans le menu gauche de Servex.

Cliquez sur Contrat → Contrats.

 

2. Créer un nouveau contrat

Cliquez sur l'icône Nouveau contrat de service.

Sélectionnez entre créer une banque d'heures pour un numéro de série ou un client.

Choisissez le type Bloc d'heures et cliquez sur OK.

   

 

3. Remplir les informations générales

Description (obligatoire) :

Entrez une brève description, par exemple "Banque d'heures soutien technique".

Client :

Double-cliquez pour accéder à la liste des clients ou entrez directement le numéro du client.

Facturé à :

Si une autre entité paie la facture, inscrivez son numéro de client.

Groupe :

Saisissez le groupe de produit à utiliser pour la facturation. Laissez vide pour utiliser le groupe par défaut.

No Dossier :

Champ facultatif pour un numéro de dossier papier.

No Référence :

Champ facultatif pour des références comme un bon de commande.

Terme :

Choisissez le terme de paiement approprié en double-cliquant pour accéder à la liste des termes.

4. Ajouter des références

Si le contrat concerne un numéro de série, cliquez sur Ajouter pour associer des équipements.

Pour supprimer un numéro de série, sélectionnez-le et cliquez sur Enlever.

Remarque : Ne rien inscrire dans la case "Montant du contrat".

 

5. Configurer la banque d'heures

Tarif horaire :

Indiquez le taux horaire préférentiel.

Minutes vendues :

Convertissez les heures vendues en minutes (ex. : 100 heures = 6000 minutes).

Minutes minimum :

Configurez un minimum de minutes à déduire par appel, même si l'appel dure moins longtemps.

Facturable à :

Définissez le seuil (en minutes) à partir duquel l'état du contrat passe à "À facturer".

Minutes disponibles :

Cette case s'ajuste automatiquement après facturation et déduction des appels liés. Inscrivez manuellement les minutes restantes uniquement si vous migrez une banque d'heures depuis un autre système.

 

6. Configurer les dates

Facturation :

Indique la date de création du contrat. La fréquence n'est pas utilisée pour les blocs d'heures.

Augmentation :

Non applicable pour les blocs d'heures.

Date de début/fin :

Non applicable pour les blocs d'heures.

Date de référence :

Indique la date de création, modifiable si besoin.

 

7. Ajouter des services inclus

Cochez les cases des services inclus (main-d'œuvre, produits, déplacements). Utilisez les formules suivantes pour calculer les minutes à déduire :

Main-d'œuvre :

Durée en centièmes x 60 minutes.

Produit :

(Prix produit x 60 minutes) ÷ Taux horaire.

Déplacement fixe :

(Prix x 60 minutes) ÷ Taux horaire.

Déplacement au KM :

Prix x KM parcourus, puis (Montant x 60 minutes) ÷ Taux horaire.

Déplacement à l'heure :

Durée en centièmes x 60 minutes.

 

8. Configurer l'impression des factures

Choisissez la méthode d'envoi (Fax ou Email) et entrez les informations correspondantes.

Sélectionnez le modèle de facture souhaité dans le menu "Format d'impression".

Décochez "Imprimer une copie pour l'administration" si inutile.

 

9. Configurer les versements périodiques (optionnel)

·         Utilisez l'onglet "Versement périodique" pour des ententes spéciales avec vos clients.

 

10. Ajouter des commentaires ou informations supplémentaires

Onglet Commentaire :

Ajoutez des notes sur l'entente avec le client.

Onglet Data X :

Utilisez les champs personnalisés si besoin.

 

11. Configurer les champs personnalisés

Utilisez l'onglet DataX pour ajouter des champs personnalisés si besoin (Onglet Data X).

 

12. Enregistrer le contrat

Enregistrez le contrat. Le montant du contrat se calcule automatiquement.

Facturez la banque d'heures pour finaliser la création.

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