Fin de journée

La procédure de fin de journée s'exécute entièrement dans Acomba dans le module Client - Rapport journalier 

Le rapport journalier est un rapport nécessaire au transfert des inscriptions du module Clients dans le module Comptabilité. 

Puisque le rapport journalier sert également pour balancer la caisse en fin de journée, pour s'assurer que les montants déposés correspondent aux paiements reçus, il est suggéré de produire le rapport journalier à tous les jours, ou à chaque fois que vous effectuez votre fermeture de terminal de paiement.  

1- Le groupe Type, contient différentes options de rapport à produit.

Pour un rapport de fin de journée, choisir l'option "Consultation détaillée" pour une consultation à l'écran, et indiquer la date de fin de journée dans la case prévue à cet effet en cochant la case "Active". 

Ce rapport présente le total des ventes de la journée des montants et paiements reçus ainsi que le soldes des compte à recevoir et du dépôt à effectuer. 

Il comprend toutes les transactions détaillées inscrites dans les fenêtre Inscription, Facturation et Paiement de même que les comptes de débit et de crédit affectés par ces transactions. 

Puisque lorsqu'vous complétez un appel du Centre de service cela génère automatiquement une facture (qui sera immédiatement inscrite dans la Facturation d'Acomba) tous les bons de travails facturés seront inclus dans le rapport journalier selon le numéro de facture associée. 

TRUC ET ASTUCE : 

Les champs Colonne #1 et Colonne #2 du groupe Compte, affichent les compte de plan comptable affectés lors de l'inscription d'une transactions. 

C'est du colonne apparaissent dans le rapport journalier à droite du compte à recevoir. 

Saisir les numéros de compte du plan comptable pour les taxes à payer permet la production d'un rapport moins volumineux.

Le rapport est divisé en différentes sections : 

Section Factures comprend toutes les transactions effectués dans le module Facturation, soit les factures et les notes de crédit, ainsi que les inscriptions (facture ou crédit) effectuée dans le module Clients - Inscription

Section Dépôts comprend tous les dépôts de garantie inscrits dans le module Clients - Inscription, les dépôts appliqués sur les commandes Acomba et les dépôts dans les appels de service (Servex - Centre de service)

Section Paiements reçus comprend tous les paiements appliqués sur les comptes à recevoir (module Clients - Paiement)

Section Écriture générée représente les comptes du plan comptable qui seront affectés (au débit ou au crédit) lorsque le rapport journalier sera transféré à la comptabilité.

* La colonne nommée "Mo" correspond aux différents modes de paiement sélectionnés lors de la facturation. 

Légende des modes de paiement :

Co = Comptant

Pa = Paiement direct (interact/carte de débit) 

Vi = Visa

Ma = Mastercard 

Am = American Express

Ch = Chèque 

AR = À recevoir

Finalement, la section Résumé affiche le total des montants associés aux différents mode de paiement. 

Vous devez donc vous assurer que la fermeture de votre terminale de paiement correspond aux montants indiqués. 

NOTE : Le montant indiqué vis à vis le mode Comptant, n'inclus pas votre fond de caisse, seulement l'argent comptant reçu pour la journée.

Après vous être assuré de l'exactitude des montants associés aux modes de paiement, procéder au transfert du rapport journalier à la comptabilité.

Imprimer le rapport si désiré, et revenir à la fenêtre précédente.

Transfert du rapport journalier :

1. Sélectionner l'option "Rapport (transfert sommaire)" pour exécuter la procédure de rapport journalier en générant une seule écriture sommaire pour toutes les transactions effectuées dans les fenêtres Inscription, Facturation et Paiement indiquées dans le rapport (référence section Écriture générée). 

** Cette façon de faire facilite la conciliation bancaire puisque seul le montant total du mode de paiement sera affiché dans le détail du compte associé au mode de paiement au lieu de générer plusieurs transactions détaillées. 

Par exemple, si 20 factures ont été enregistrées avec le mode de paiement Visa, l'option transfert sommaire, comptabilisera le total des 20 transactions qui correspondra au montant au déposé par votre institution financière. Ainsi au lieu de concilier 20 transactions, vous en concilierez 1 seule.

L'option "Rapport (transfert détaillé)" quant à elle, génèrera autant d'écriture comptable qu'il y a de transactions dans le rapport journalier. 

** Quelle que soit l'option sélectionnée, assurez-vous que la date active correspond toujours à la journée en cours de fermeture et que la case "Active" est bien cochée.

Le rapport journalier sera imprimé et son contenu est identique à celui de la consultation détaillée. 

L'impression du rapport est nécessaire à la procédure de transfert. Si vous annulez l'impression du rapport, le transfert est annulé également. 

** Si vous souhaitez ne jamais imprimer le rapport journalier lors du transfert à la comptabilité, rendez-vous dans le module Société - Information de la société - onglet Société, afin de cocher la case "Archives" et "Ne pas imprimer les rapports obligatoires".

2. Cocher la case "Transfert à la Comptabilité" et appuyez sur OK.

3. Option de transferts des écritures, SÉLECTIONNER "Dans un lot" 

4. Inscrire le numéro de lot approprié à votre caisse. Pour consulter la liste des lots disponibles, double cliquer dans la case Numéro de lot ou cliquer sur le terme souligné.

5. Transférer

Attendre que le transfert soit complété.

Une fois le transfert du rapport journalier complété, les registres comptables sont remis à zéro. Le rapport journalier est irréversible, c'est-à-dire qu'une fois transféré à la comptabilité, il est impossible de le transférer une 2e fois.

Tous les rapports journaliers transférés seront désormais disponibles dans l'onglet "Archivés". Vous pourrez consulter l'information du transfert et double cliquer sur celui-ci afin de le consulter. 

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