L’entretien préventif est utilisé, par exemple, pour les clients réguliers qui ont une flotte d’équipements nécessitant des entretiens récurrents, ou encore pour une voiture afin de prévoir les changements d’huile ou la rotation des pneus. On crée un rappel pour l’entretien X et on lui attribue une fréquence. Ainsi, l’entretien préventif se répétera dans le temps en fonction de la fréquence qui lui aura été attribuée. Il ne se supprime pas de la liste quand l’entretien a été fait, mais se reporte simplement à une date future.

Note de service

La note de service diffère de l’entretien préventif en ce sens qu’elle n’est pas récurrente. Elle est plutôt utilisée, par exemple, pour un client qui souhaite une intervention X lors de son prochain rendez-vous ou si vous voulez prévoir un suivi avec vos clients après un certain temps.

Exemple : Le client vient pour un changement d’huile et on se rend compte que pour le prochain changement d’huile, il faudra également changer les freins car ils sont usés à 75%. On avertit alors le client et on met une note de service à son dossier pour le prévoir lors du prochain rendez-vous. Le bouton "Rappel" clignotera en rouge dans la fenêtre d’appel de service lorsqu’on inscrira un nouvel appel pour ce client.

Lorsqu’on clique sur le bouton "Rappel" qui clignote et qu’on accepte la note, les pièces et la main-d’œuvre assignées lors de la création de la note s’importeront dans l’appel ainsi que la description dans la section "Problème" de l’appel de service. La note de service disparaît par la suite.

• Si le client refuse l’intervention, on clique sur le bouton "Détruire". La note disparaît également.
• Si le client souhaite seulement reporter l’intervention, on choisit la date à reporter et on clique sur "Répéter". La note de service reste dans la liste, mais la date est changée.

 Visualisation et gestion

Il est possible de visualiser la liste de vos entretiens préventifs et notes de service à partir du Centre de service en cliquant sur le bouton correspondant.

Tout comme dans les appels de service, il est possible de faire des recherches et différents tris, soit en utilisant la section de gauche pour rechercher à l'aide d'un intervalle de dates ou de compteur, soit en utilisant les en-têtes de colonne ou encore la case "Rechercher" en haut à droite de la fenêtre pour une recherche par mot-clé. (Voir section " Centre de service " du présent guide).

Pour afficher les notes de service, cochez la boîte "Afficher les notes de service" dans la section de gauche, en-dessous des intervalles de dates.

La colonne "Type" vous indiquera s'il s'agit d'un entretien préventif ou d'une note de service.

Lorsque l'entretien préventif ou la note de service arrive à échéance, la date sera en rouge dans la liste. Vous pourrez alors créer vos appels de service ou téléphoner à vos clients afin de céduler leur rendez-vous.