À quoi sert un prêt d’inventaire ?

Le prêt d’inventaire permet de remettre temporairement un équipement ou un article à un client, tout en assurant un suivi simple de :

• l’article prêté

• la date du prêt

• la date prévue de retour

• l’état du prêt

Ce processus permet de garder un bon contrôle sur le matériel prêté et de savoir rapidement si un article est encore chez le client, retourné ou en retard.

Quand utiliser un prêt d’inventaire ?

Utilisez un prêt d’inventaire lorsqu’un article doit être remis temporairement à un client, par exemple :

• pour remplacer un équipement en attendant une réparation

• pour fournir du matériel temporaire pendant un appel de service

• pour dépanner rapidement un client

• pour faire le suivi d’un article qui devra être retourné plus tard

Étape 1 — Ouvrir le dossier du client ou l’appel de service

Commencez par ouvrir le dossier concerné dans le système.

Le prêt peut généralement être créé :

• à partir d’un appel de service
  

• ou à partir du module Prêts d’inventaire
  

Lorsque le prêt est créé à partir de l’appel de service, les informations du client sont souvent déjà remplies automatiquement.

Étape 2 — Créer un nouveau prêt

Dans le dossier ou l’appel de service, cliquez sur Prêt pour ouvrir la fiche de prêt d’inventaire.

Vérifiez ensuite les informations générales :

• Client

• Date du prêt

• Date prévue de retour

• Description

• Numéro d’appel, si applicable
  

Il est important que la date de retour soit bien indiquée pour faciliter le suivi.

Étape 3 — Ajouter l’article à prêter

Dans la section des articles, ajoutez le produit ou l’équipement à remettre au client.

Vérifiez les éléments suivants :numéro ou code du produit

• description de l’article

• quantité prêtée

• durée, si utilisée dans votre entreprise
  

Prenez toujours le temps de confirmer que vous avez sélectionné le bon article avant d’enregistrer.

Étape 4 — Enregistrer le prêt

Une fois les informations remplies, cliquez sur Enregistrer.

Après l’enregistrement :

• le prêt obtient un numéro

• son état passe généralement à En prêt
  

Étape 5 — Imprimer ou remettre une copie au client

Au besoin, imprimez le document de prêt ou générez une copie à remettre au client.

Cette copie permet au client de confirmer :

• l’article reçu

• la date du prêt

• la date de retour prévue

C’est une bonne pratique pour éviter les oublis et faciliter le retour du matériel.

Étape 6 — Faire le suivi des prêts

Pour consulter les prêts en cours, ouvrez la liste des Prêts d’inventaire.

Vous pourrez y voir :

• le numéro du prêt

• le client

• la description

• la date du prêt

• la date de retour

• l’état du prêt

Les principaux états sont :

En prêt

L’article est actuellement chez le client.

Retourné

L’article a été récupéré et le prêt est terminé.

En retard

La date prévue de retour est dépassée et l’article n’a pas encore été retourné.

Étape 7 — Enregistrer le retour de l’article

Lorsque le client rapporte le matériel, ouvrez le prêt correspondant dans la liste des prêts.

Vérifiez que l’article a bien été retourné, puis mettez le prêt à l’état Retourné en appuyant sur Retourner/Facturer un prêt.

Ensuite, choisir entre Facturer ou Ne pas facturer.

Bonnes pratiques

Pour assurer un bon suivi des prêts d’inventaire, il est recommandé de :

• toujours inscrire une date de retour prévue

• vérifier l’exactitude du client et du produit avant d’enregistrer

• imprimer ou transmettre une copie du prêt au client

• faire un suivi régulier des prêts en retard

• fermer le prêt dès que le matériel est retourné